¿Qué son las licencias en un CRM?

Al tomar la decisión de implementar en nuestra empresa un software CRM (Customer Relationship Management) para gestionar la relación con los clientes, es importante conocer qué son las licencias y los distintos tipos que existen.

La implementación de un CRM requiere una licencia de servidor para que se ejecute el software. Por tanto, las distintas funcionalidades del CRM que escojamos vienen determinadas, en gran medida, por el tipo de licencias que contratemos.

La elección del tipo de CRM, atendiendo a su sistema de licencias, debe realizarse a partir de algunas consideraciones, como:

• El número de usuarios que van a utilizarlo.
• Si queremos que algunos usuarios puedan acceder solamente en modo de “lectura” y sin acceso a realizar cambios en la escritura.
• Si nos interesa que la restricción se realice por dispositivo, conexión o usuario.
• El periodo de tiempo que queremos utilizar el software: si queremos comprarlo (con el riesgo de que quede obsoleto) o preferimos alquilarlo mensualmente e ir incluyendo las nuevas actualizaciones que salgan al mercado.

De este modo, las tarifas de las licencias varían. Pueden ser pagos de licencia por adquisición completa o de tarifas mensuales en forma de alquiler.

Tipos de tarifas mensuales

• Pago mensual con diferentes niveles de uso, como el acceso de adjudicar licencias a una o más personas en modalidad solo de lectura. Este tipo de acceso es más económico y adecuado (si algún usuario no precisa modificar ningún dato, pero sí poder acceder a la información).
• En función de las restricciones por dispositivo, conexión o usuario:

En el caso de que la licencia se adquiera para un determinado dispositivo, cualquier usuario podrá acceder al software, pero únicamente a través de dicho equipo.

Si la licencia está restringida a un usuario o grupo, este podrán acceder de manera exclusiva y desde cualquier dispositivo.

Cuando la licencia tiene restricción de conexión, el sistema funcionará hasta llegar al máximo establecido de conexiones simultáneas.

Tipos de las licencias en un CRM

• Licencias de servidores y usuarios. Con frecuencia, existen usuarios mínimos y máximos requeridos.
• Licencias con tarifas anuales por mantenimiento.
• Licencias con coste de infraestructuras y consultoría para la implantación inicial, el mantenimiento y la asistencia.

Microsoft Dynamics 365 es ciertamente popular. Algunos fabricantes ofrecen un periodo de prueba gratis y sin compromiso de permanencia, que suele ser de 30 días. Es una buena elección cuando aún tenemos que valorar el tipo de licencia que más nos conviene.

Además, existe la posibilidad de adquirir un software gratuito, como HubSpot Sales, con algunas limitaciones que pueden eliminarse pagando una cuota mensual. Otras opciones, como Freeware, no tienen ningún tipo de coste por licencias y solo se paga por los servicios. Los costes de adquisición, propiedad y actualización son bajos y no existe límite en el número de usuarios.